Gérer ses fournisseurs dans Sage 100 : tiers, comptes et bonnes pratiques

L'importance d'une base fournisseurs propre

La gestion des fournisseurs est le socle de la comptabilité fournisseurs. Un tiers mal configuré dans Sage 100, c'est des écritures qui ne lettrent pas, des balances fausses et un temps fou perdu en fin d'exercice.

Création d'un tiers fournisseur

Dans Sage 100, un fournisseur est defini par :

• Code tiers : Identifiant unique, généralement une abbreviation du nom (ex: METRO, PROMOC). Maximum 17 caractères, pas d'espaces ni de caractères speciaux.
• Intitule : Raison sociale complété du fournisseur
• Compte collectif : Generalement 401000 (fournisseurs)
• Compte auxiliaire : Cree automatiquement, permet le suivi individuel
• Conditions de paiement : Echeance a 30 jours fin de mois, virement, etc.

Bonnes pratiques de codification

• Convention de nommage : Choisissez une regle et respectez-la. Ex: 6 premières lettres du nom, ou abbreviation logique.
• Pas de doublons : Avant de creer un tiers, verifiez qu'il n'existe pas déjà sous un autre code.
• Fournisseur generique : Evitez le tiers "DIVERS" ou "DIVERSFOUR" sauf cas exceptionnel. Chaque fournisseur regulier merite son propre tiers.
• Mise a jour : Quand un fournisseur change de raison sociale, mettez a jour l'intitule mais gardez le même code tiers pour l'historique.

Le lettrage : concept cle

Le lettrage est le rapprochement entre une facture et son paiement dans le compte fournisseur :

1. La facture cree une ligne au crédit du 401000 (dette envers le fournisseur)
2. Le paiement cree une ligne au débit du 401000 (extinction de la dette)
3. Le lettrage associe les deux lignes, confirmant que la facture est soldee

Les écritures non lettrees en fin d'exercice représentent les factures impayees — c'est votre balance fournisseurs.

Import de fournisseurs en masse

Quand vous demarrez avec un nouveau logiciel ou intègrez un gros volume de fournisseurs, l'import CSV est indispensable. Le fichier doit contenir au minimum :

• Code tiers
• Intitule (raison sociale)
• Compte collectif (401000)

Optionnellement : adresse, telephone, email, conditions de paiement.

Saisio et les fournisseurs

Saisio gère une base fournisseurs intègree : ajout, modification, desactivation, import CSV en masse (jusqu'a 5000 fournisseurs). Quand une facture est analysee, Saisio rapproche automatiquement le fournisseur détécte avec votre base. Si le fournisseur est inconnu, un avertissement vous invite a le creer ou a l'associer a un tiers existant.