Devis et facturation en Nouvelle-Calédonie : obligations légales, mentions et bonnes pratiques

Pourquoi la facturation est un sujet serieux en NC

En Nouvelle-Calédonie, la facture n'est pas un simple bout de papier : c'est un document juridique et fiscal obligatoire. Elle sert de preuve commerciale, de base pour la déclaration de TGC, et de justificatif en cas de controle fiscal. Un devis mal redige ou une facture sans les mentions requises peut entrainer un redressement, un litige client, ou le refus de deduction de la TGC par le fournisseur.

Que vous soyez patente, gerant de SARL, ou createur d'entreprise, ce guide couvre tout ce qu'il faut savoir pour facturer en regle en NC.

Le devis : obligations et bonnes pratiques

Le devis est un document pre-contractuel qui engage le prestataire une fois signe par le client. En Nouvelle-Calédonie, il est obligatoire dans certains cas (travaux, prestations de services au-dela d'un certain montant) et fortement recommande dans tous les autres.

Mentions obligatoires du devis

• Identite du prestataire : nom ou raison sociale, adresse, RIDET, formé juridique
• Date du devis et duree de validite
• Description detaillee des prestations ou produits : designation, quantite, prix unitaire HT
• Montant total HT et TTC avec mention du taux de TGC applicable
• Conditions de paiement : échéances, acompte eventuel
• Mention "Devis valable jusqu'au JJ/MM/AAAA"

Conseils pratiques

Numérotez vos devis (D-2026-001, D-2026-002...) pour les retrouver facilement. Mentionnez les conditions d'annulation et les frais de deplacement s'il y en a. Un devis clair et professionnel inspire confiance et réduit les litiges.

La facture : mentions obligatoires en NC

Toute vente de bien ou prestation de service entre professionnels doit donner lieu a une facture. Pour les ventes aux particuliers, la facture est obligatoire si le client la demande ou si le montant depasse un certain seuil.

Les 12 mentions obligatoires

• 1. Numéro de facture : unique, sequentiel, sans trou (F-2026-001, F-2026-002...). La numérotation doit etre chronologique sur l'exercice.
• 2. Date d'emission de la facture
• 3. Identite du vendeur : denomination sociale, adresse du siege, RIDET, formé juridique et capital social
• 4. Identite de l'achétéur : nom ou raison sociale, adresse, RIDET (si professionnel)
• 5. Designation des produits/services : nature, marque, reference, avec suffisamment de detail
• 6. Quantite et prix unitaire HT de chaque ligne
• 7. Montant total HT
• 8. Taux et montant de TGC par taux applicable (si plusieurs taux, ventiler par ligne)
• 9. Montant total TTC en XPF
• 10. Date de livraison ou d'execution du service (si differente de la date de facture)
• 11. Conditions de paiement : delai, mode de reglement, penalites de retard
• 12. Mention de franchise de TGC le cas echeant : "TGC non applicable — régime de franchise"

Numérotation : les regles a respecter

La numérotation des factures en NC suit les mêmes principes qu'en metropole :

• Sequence chronologique continue : pas de trou, pas de retour en arriere
• Format libre mais coherent : F-2026-0001, FAC20260001, ou 2026-03-001 sont tous valides
• Remise a zéro annuelle : vous pouvez redemarrer la numérotation chaque annee (F-2026-001 → F-2027-001)
• Avoir = note de crédit : numérotation separee (A-2026-001) ou dans la même sequence, mais toujours avec reference a la facture d'origine

Important : en cas de facture annulee, ne jamais supprimer le numéro. Emettre un avoir d'annulation a la place.

Delais de paiement et penalites de retard

En Nouvelle-Calédonie, les delais de paiement entre professionnels sont encadres :

• Delai par defaut : 30 jours a compter de la reception de la facture
• Delai maximum : 60 jours date de facture (ou 45 jours fin de mois)
• Penalites de retard : mention obligatoire sur la facture. Le taux doit etre au moins egal a 3 fois le taux d'interet legal
• Indemnite forfaitaire pour frais de recouvrement : a mentionner si applicable

Conseil : même si vous ne les appliquez jamais, les penalites de retard doivent figurer sur la facture. C'est la loi.

Cas particuliers en NC

Facturation en XPF

Toutes les factures emises en Nouvelle-Calédonie doivent etre libellees en franc Pacifique (XPF). Le XPF n'a pas de centimes : les montants sont toujours des entiers. L'arrondi se fait a l'unite la plus proche (0,5 = arrondi au superieur).

Facturation avec plusieurs taux de TGC

En restauration, une même facture peut combiner :

• TGC 6% pour la nourriture sur place
• TGC 22% pour les boissons alcoolisées
• TGC 3% pour les ventes a emporter

La facture doit ventiler chaque ligne au bon taux et afficher le sous-total de TGC par taux.

Régime de franchise

Les patentes et petites entreprises en franchise de TGC ne collectent pas la taxe. Leurs factures doivent obligatoirement mentionner "TGC non applicable — régime de franchise". Pas de ligne TGC, pas de montant TTC different du HT.

Conservation des factures

Les factures (emises et recues) doivent etre conservees pendant 10 ans en Nouvelle-Calédonie. Ce delai court a partir de la cloture de l'exercice concerne.

• Format papier ou numerique : les deux sont acceptes, mais le document numerique doit garantir l'integrite et la lisibilite dans le temps
• Classement chronologique recommande, avec correspondance facture ↔ écriture comptable
• Sauvegarde : prevoir une copie en cas de sinistre (cloud, disque externe)

La dematerialisation des factures est un gain de temps enorme pour le classement et la recherche.

Les 5 erreurs les plus courantes

• Trou dans la numérotation : une facture supprimee au lieu d'etre annulee par un avoir → risque de redressement
• Absence de RIDET sur la facture : mention obligatoire pour le vendeur professionnel
• TGC mal ventilee : un seul taux applique sur une facture mixte (repas + alcool) → erreur de déclaration
• Facture sans conditions de paiement : même en B2C, les conditions doivent apparaître
• Montants en euros au lieu de XPF : la devise officielle en NC est le franc Pacifique, pas l'euro

Automatisez votre facturation avec Saisio

Saisio vous aide a gèrer vos factures fournisseurs intelligemment : extraction automatique par IA des montants, taux de TGC et references, puis génération des écritures comptables prêt a importer dans Sage 100 ou l'un des 9 formats supportes. Fini la saisie manuelle, fini les erreurs de ventilation TGC. Essai gratuit 14 jours.